イベント申込管理ツールの選び方

製品を比べる前に決める3つのこと

参加費をオンラインで集めるか

集めるなら、決済機能のあるツールが候補になります。無料のイベントや、請求書・当日払いなど別の方法で集める場合は、決済機能は判断の軸から外せます。

集客まで任せたいか

まだ接点のない人に広く知らせたいなら、イベント掲載サイトを持つサービスが向いています。自社サイトやメール、既存の顧客など案内できる経路があるなら、申込受付の使いやすさで選べます。

どのくらい繰り返すか

年に1回の小さなイベントなら、フォーム作成ツールで足りることもあります。毎月のように開くなら、定員の管理や変更・取消の対応といった手間が回数分だけ積み上がるため、その手間を減らせるかが重要になります。

ツールの種類と向いている場面

比較するときに確認したい7つの点

1. 定員をどの単位で管理できるか

イベント全体か、日程ごとか。人数で数えるか、申込件数で数えるか。複数人の申込を受けるなら、人数で数えられないと席数とずれます。

2. 満席後にどうなるか

締め切るだけか、キャンセル待ちを受け付けられるか。空きが出たときに自動で確定するのか、主催者が連絡するのか。いつまで繰り上げるかを決められるかも確認します。考え方はキャンセル待ちの運用の決め方にまとめています。

3. 申込後の変更・取消を誰が行うか

申込者が自分で行えるか、そのときログインが必要か、結果が定員に反映されるか。主催者への連絡が必要なツールでは、件数が増えるほど対応の手間が増えます。

4. どのように案内できるか

公開URLだけか、自社サイトに埋め込めるか。埋め込む場合は、表示するサイトを限定できるかも確認します。

5. 申込者の負担はどの程度か

アカウント登録が必要か、スマートフォンで入力しやすいか。実際にスマートフォンで申し込んでみると、項目の多さや画面の分かりやすさを確かめられます。

6. チームで管理できるか

メンバーを招待できるか。編集できる人と閲覧だけの人を分けられるか。担当者が1人だけのアカウントを共有する運用は避けたいところです。

7. 費用とデータの扱いはどうか

月額の定額か、申込数に応じた料金か、参加費に対する手数料か。名簿を書き出せるか、解約したあとにデータをどう扱うか、個人情報の管理についてどのような説明があるかも確認します。

試用で確かめる手順

機能の一覧だけでは、満席やキャンセルが起きたときの動きは分かりません。試用できるツールなら、次の手順で確かめられます。

1. テスト用のイベントを作り、日程を2つ、定員を1にします。
2. メールアドレスを変えて2件申し込み、2件目がどう扱われるかを確かめます。
3. 1件目を取り消し、2件目がどうなるか、どのようなメールが届くかを確かめます。
4. 申込者として、スマートフォンで日程の変更を試します。
5. 別の担当者に招待を送り、閲覧できる範囲を確かめます。

EntryFlowが合う場合・合わない場合

EntryFlowは、申込管理に絞ったツールです。日程ごとの定員、キャンセル待ちの自動繰り上げ、申込者自身による変更・取消に対応し、月額2,980円（税込）の定額で使えます。

一方、参加費の決済、CSV出力、アンケート、流入分析、出席管理、ファイル添付の受付には対応しておらず、集客のための掲載サイトもありません。これらが必要な場合は、ほかの種類のツールが向いています。