キャンセル待ちの運用の決め方

先に決める5つのこと

1. 受け付けるかどうか：キャンセルがほとんど出ないイベントや、直前に席や資料を増減できないイベントでは、満席で締め切るほうが分かりやすい場合もあります。
2. 空きが出たときの確定の方法：自動で確定するか、案内して返事を待つか、主催者が確認して確定するか。
3. 順番の決め方：受付順が基本です。複数人の申込をどう扱うかも決めます。
4. いつまで繰り上げるか：開催の直前に確定しても参加できない人が出るため、期限を決めます。
5. 申込者への伝え方：参加がまだ確定していないこと、確定するとどう連絡するかを、申込の時点で伝えます。

空きが出たときの確定の方法を比べる

複数人の申込があるときの順番

1回の申込で複数人を受け付けると、順番の問題が起きます。たとえば、空きが2人分のとき、キャンセル待ちの先頭が3人の申込で、2番目が1人の申込だとします。

• 順番を守る：先頭の3人が入れるようになるまで待ちます。後から申し込んだ人に追い越されないので公平ですが、空席が残ることがあります。
• 入れる人を先に確定する：2番目の1人を確定します。空席は減りますが、順番が入れ替わるため、ルールとして先に伝えておく必要があります。

どちらの場合も、グループを分けて一部の人だけを確定することは、申込者の予定を崩すため避けます。

繰り上げの期限の決め方

期限は次の3つから考えます。

• 準備の締切：資料の印刷、席の配置、会場への人数の連絡など、人数を確定する必要があるのはいつか。
• 予定の調整：確定の連絡を受けてから、参加者が予定を調整できる時間はどのくらい必要か。
• 連絡に気づける時間帯：開催が平日の午前なら、前の営業日の夕方までに確定するほうが、連絡に気づいてもらいやすくなります。

期限のあとに空きが出た場合の扱い（そのまま空席にする、主催者から個別に連絡するなど）も決めておきます。

申込者への伝え方

フォームの説明文には、キャンセル待ちがあること、受付順に確定すること、確定の連絡方法、繰り上げの期限を書きます。手作業で連絡する場合は、次の文例を調整してお使いいただけます。

キャンセル待ちで受け付けたときの文例

現在、ご希望の日程は満席のため、キャンセル待ちとして受け付けました。参加はまだ確定していません。

空きが出た場合は受付順にご案内し、確定した場合はメールでお知らせします。◯月◯日◯時までにご連絡がない場合は、参加いただけません。

参加が確定したときの文例

キャンセルが出たため、◯月◯日◯時からの◯◯へのご参加が確定しました。

ご都合が悪くなった場合は、次の方へご案内するため、お早めに◯◯からお手続きください。

EntryFlowでの設定と動き

EntryFlowでは、ここまでの選択肢のうち、次の動きになります。文面は自動のお知らせメールに含まれるため、主催者が連絡文を作る必要はありません。

• 日程ごとに、満席で締め切るか、キャンセル待ちを受け付けるかを選びます。
• 受け付ける場合は、自動で繰り上げる期限（開催開始まで）を設定します。申込者には申込時に期限を示し、承諾を得ます。
• 全員分の空きができると、受付順に自動で参加確定になり、メールでお知らせします（メールアドレスがある場合）。
• 順番は守られます。先頭の申込が空きに収まらない間は、後ろの申込に空きを渡しません。グループは分割しません。
• 期限を過ぎたあとは自動で確定せず、主催者が理由を入力して確定できます（定員の範囲内）。
• 申込者は専用リンクから、キャンセル待ちの辞退や、空きのある別の日程への移動を行えます。

申込状況の「分析」タブでは、キャンセル待ちになった申込のうち、参加確定になった割合を確認できるので、次回の定員を決める参考になります。